聊聊向上汇报

一、汇报的内核是什么

1、单向的信息传递

向你的上级及其他人同步阶段性【需要他们知晓】的信息，常见的主要目的包括：①增加其掌控感，减少过程焦虑。②知晓信息后在其他层级解答疑问为项目站台。③为上级决策提供补充信息依据……此时你汇报的服务目标是你的上级。

2、双向的认知沟通

创造一次你和上级的沟通机会，取得认知、决策、资源、进度、目标方面的共识或支持。你汇报的服务目标往往是你自己。

3、背后隐含的能力&潜力评估

通过你汇报的项目进展、你对业务的认知和见解、你的表达和逻辑总结，你的上级也在过程中潜在地完成了一次对你的能力&潜力的评估。你汇报的服务目标同样是你自己，你的上级只是你达成目标的手段。

二、汇报的原则

1、同理心是汇报的最大指导原则

同理心就是换位思考的能力，有了这种换位思考的能力，你才会有基本的服务意识——如果我是老板，我在什么样的工作状态下什么样的汇报是让我满意和舒适的。有了这种基本框架，我该向leader汇报什么，他会关心什么？我该什么时候和项目阶段向他汇报？我该汇报到什么粒度？举两个例子：

①早年各公司的IM产品还处在早期草莽的阶段，Word、PPT在线预览功能要么没有要么支持很差，但月报是PPT格式。上级经常四处开会奔忙，拿手机办公才是常态，上级会怎么样看你的月报呢？绝大多数人是直接在聊天里甩一个文件，或者发个邮件“月报见附件，请查收”。但是有一个人发邮件是这样的：先用三句文字在开头说明本月最重要的几件事的关键进展，随后在正文附上PPT逐张导出的图片，最后在附件里附上自己的月报ppt附件。同时可以满足三种场景：①领导在忙碌插空刚好拿起手机看到，扫一眼重点，知晓并放心。②在车上或会议间隔刚好用手机查看邮件，直接正文浏览部分细节。③有长时间空闲，用电脑下载附件认真浏览。

②上级忙，时间紧，但是新人刚来，需要在阶段性和老板保持汇报确定方向时怎么办呢？小的信息同步发IM软件，汇报信息标号清晰1、2、3、4、5，在每个标号的开头用大括号【】总结核心；阶段性方向判断当面5分钟内快速沟通，倒金字塔型汇报“老板我决定XXXX，因为XXXXX，可能有XXXXX的风险，但我决定XXXXX来解决，你看这样可以吗？”5句以内汇报清楚重点，老板快速明确可否并给出建议；大的结论产出和项目汇报约老板时间，会前发要点和讨论范围，会中准备详细材料记录讨论要点，会后发出会议纪要及todo list，todo list进展和状态以小信息同步的方式IM软件向老板定期汇报。

你要是以上两个案例同学的老板，你是什么感觉，你如何看待这两个人？

2、思考段位决定你汇报的质量

很多人都会把汇报看成是一场加深上级印象的表演，首先我不排斥这个观点，但是多数时候这样的心态，会导致非常急迫地想要在上级面前把自己所有的工作都表现展现出来，导致汇报过程事无巨细、喋喋不休、没有重点，反而导致上级对你的印象大打折扣。上级听取汇报心态普遍是两种：①获取信息差——收到我不知道的信息&矫正我以为的错误信息 ②确定自我判断。所以我提供两个视角：

①向上思考：结合同理心，不同层级有不同的关注点，有不同的信息应用点，你汇报的信息他是否已经有认知，那是否还要事无巨细地一一说明？你的上级听取汇报获得的信息可能会怎么用？是用于他的决策思考？用在他的横向汇报上？思考他的使用场景你自然知晓自己需要怎么组织自己的汇报。

②宏观视角：不要局限于自身的工作内容，要对整个业务有起码的宏观视角。了解自己的板块在部门，在上一级部门的职责和使命是什么，大家核心关注的贡献是什么，在组织汇报时能分层get要突出的重点，就不容易钻到细节而不自知。

3、明确的目标感是汇报的灵魂

很多人为了汇报而汇报，极易造成听汇报人的一头雾水。所以极为建议一定要有特别明确的汇报目标，自己在汇报后可以判断自己是否达成了相应目标再去迭代自己的动作。有了清晰的目标就可以提前说明：你的汇报需要对方做什么？要传递什么信息？要拿到对方的确认？要获得什么资源？要听从什么建议？对于被汇报人而言，带着更明确的目标感听取汇报体验也会好很多。

三、汇报的技巧

1、倒金字塔汇报

很多人在汇报的时候是自然语言逻辑。发生了什么→我们观察到了什么→我们认为有什么机会→我们做了哪些论证→我们评估了哪些风险→我们最终决定怎么做（结论）。一般你的leader都是一头雾水地不知道你要做什么的开始听，前半截1、2、3、4听的还迷迷糊糊在自我猜想你要干嘛时，突然听到最后一趴你决定要怎么做，然后一个机灵说：“啥啥，你再说一遍，为啥要这么干？”然后带着自己的疑问再从头听取，这种感受极为糟糕。

所以聪明的做法是倒金字塔汇报——先明确结论，然后提供相关事实作为支撑你论点依据，类似于上面说的“老板我决定要XXXX，原因是XXXXXX，虽然有XXXXX的问题，但是我会XXXXX地解决”。这样如果上级认可观点，可以直接跳过你的论据展示过程，如果不认可观点，他听汇报的思考逻辑是：“咦，他怎么会想这样做，我要听下原因。哦，原来是这样啊，那可以。”或者是反向向你表达观点或者提示风险，这样基本一次汇报就可以让上级get所有的信息点。

2、树型逻辑结构

有了观点，表述论据的过程要有论证的层次感。我建议用树型图先帮自己理清思路，优先保证你的论据不重不漏合理支撑自己的各个观点，比如从业务视角来看，这件事的好处和影响，从用户的视角来看，解决了哪些问题，从商家的视角来看……不同的分层分类逻辑穷举本身也会保证你在汇报前理清思路，充分考虑了各种可能性和衍生风险，不易在汇报中暴露出空白点被问倒。

3、二八原则

世间万物都可以用二八原则来概括，一次汇报里永远只有20%的信息和结论是最重要的。所以一定要注意在关键性信息上Highlight加强才能让上级关注和记忆有效信息。如果是聊天消息里汇报，可以用【】的方式将重点凸显；如果是邮件或者文档，可以用加粗或者标黄的方式凸显关键重点；如果是当面汇报，建议把最关键的信息结论放在最前，并且语气语调上放缓（这一点尤为有效）但稍微大声地讲出来。

4、拒绝惊喜

在工作里惊喜是一件非常可怕的事情，如果是你自己偷偷尝试，成了就讲，黄了就拉倒这一类在你上级的认知里并不存在的事情倒无伤大雅。但凡是你已经被安排的工作或者你此前已向上级同步过的事，就一定要记得凡事有交代，件件有着落，事事有回音，不要总想最后憋个大招。适当的过程性汇报会很大幅度提升上级的进度掌控感，进而提高对你的判断和信心。之前有说过，未知感和不确定性对正常人类来说都会产生负面情绪。当一个人突然间想起一件重要的事但是好像忘了做，一定会陷入强烈的恐慌。对于你而言，可怕的是想起这事的人是你上级，更可怕的是你上级恰好想起了这件事交给了你，更更可怕的是你上级向你问起时，你说已经做完了但是你没和他说。这就相当于他的恐慌和对你不靠谱的印象建立起了一次潜意识的关联，如果你经常让他感受到不可掌控的恐慌感，从人类的潜意识来讲，他会天然趋利避害地远离负面情绪的源头——也就是你。

四、汇报的形式选择

1、单向告知型信息（无需对方做任何事）

选用最短平快的信息方式，IM聊天告知，核心结论放前面，论点1、2、3、4、5他感兴趣自己看。

2、需要双向交互的信息，取决于需要对方提供的信息量：

①单纯判断题（确认或否定）IM聊天信息即可；

②需要书面形式答复（常见几句话观点）用作正式留存，并涉及多方的用邮件汇报；

③求方向判断or工作指导性汇报（5-10分钟发言）一般选择当面短沟通，建议沟通记录总结后明确要点IM聊天发出供对方确认是否有遗漏；

④讨论脑暴、复杂立项、完整材料型信息（需长时间、多轮沟通、修改意见落地）建议先IM聊天发出WIKI材料了解背景（记得给对方打开该文档的管理而非仅编辑权限），再约时间当面沟通，沟通后及时调整内容并将调整后部分材料标黄重发至IM聊天供对方确认。

3、阶段性成果产出的Show肌肉型好消息

建议批量整理汇总关键信息、图片（包括图表、截图、照片一类）发至同层群内并@上级，因为较大概率存在你上级转发这些信息至他的层级圈子（取决于这个好消息有多大），所以建议按照这个逻辑准备素材口吻和信息颗粒度。PS：不建议过于浮夸引发其他人反感。

4、坏消息、重大风险或事故

优先第一时间电话或当面告知基本情况（如果你不第一时间同步，那你的上级大概率会被一万个人电话问询并一脸懵逼），在电话里表示会尽快整理其他全面信息，在电话完毕后第一时间整理相对全面的评估信息，如果短时间内无法给出则预估可提供信息时间，并同步当前执行中的应对措施，随后拉所有相关人的群（也方便你上级拉入一些他的层级问询他消息的人），在群内同步和汇报信息。